Grote bestanden niet via de e-mail, maar via bijvoorbeeld YouSendIt
Size matters
Als je bestanden van A naar B wilt krijgen en ze zijn groter dan enkele megabytes, dan is de e-mail vaak een probleem.
De meeste mailservers hebben een harde limiet van 12 megabyte per e-mail, maar bijvoorbeeld Hotmail hanteert een maximum van slechts 1 megabyte per e-mail!
Let wel: het is 2009 en sommige digitale foto’s zijn per stuk al groter dan 1 megabyte! Digitale scanners kunnen, afhankelijk van DPI, kleurgebruik, dubbelzijdig scannen en natuurlijk het aantal pagina’s documenten produceren van enkele tientallen megabytes, zonder dat je er erg in hebt. Zo’n groot document kun je natuurlijk opdelen in losse scans, maar dat is niet echt handig. Als je (bedrijf) zelf over een eigen mailserver beschikt, bestaat er de mogelijkheid om de limiet van de maximale grootte van e-mails te verhogen, maar zodra je dan je mailtje wilt doorsturen naar iemand anders, dan loop je tegen hetzelfde probleem aan en je hebt simpelweg nooit invloed op de mailserver van de ontvangende partij. Het moet dus anders.
Om grote(re) bestanden eenvoudig de wereld rond te kunnen sturen, kun je de gratis online dienst YouSendIt gebruiken.
Ga hiervoor met je browser naar:
en geef aan naar wie je het bestand wilt sturen. Vervolgens geef je jouw eigen e-mailadres op en eventueel de extra (betaalde) toeters en bellen waarmee je het bestand wilt versturen.
Hoe werkt YouSendIt?
Je stuurt je grote bestand(en) via je browser naar YouSendIt. Als je bestand binnen is, stuurt YouSendIt een mailtje naar de ontvanger, met daarin een link waar de ontvanger jouw bestand kan downloaden.
LET OP! GEBRUIK LIEVER HET INTERNET NIET VOOR HET VERZENDEN VAN VERTROUWELIJKE STUKKEN, TENZIJ JE GEBRUIK MAAKT VAN ENCRYPTIE
Alles wat je normaal per e-mail zou versturen gaat nooit direct van A naar B, maar via een hoop tussenpunten.
Op ieder tussenpunt (je provider, je mailserver en alle andere punten tussen A en B) is jouw e-mail te onderscheppen en zijn eventuele bijlagen door derden te lezen en zelfs te aan te passen!
Er bestaan programma’s (sommige zijn gratis en voor andere moet je betalen) waarmee je bestanden/e-mails of bijlagen kunt versleutelen en hoewel YouSendIt een gratis dienst is (tot 100 megabyte), bestaat er de mogelijkheid om tegen betaling je bestand te beveiligen met een wachtwoord. Persoonlijk heb ik dat nooit getest en ik zou niet gauw betalen voor versleuteling, omdat bijvoorbeeld een programma als TrueCrypt (http://www.truecrypt.com) heel goede gratis versleuteling biedt.
Maar daar moet je wel wat moeite voor doen (downloaden, installeren en de handleiding lezen).
Voor kleine vertrouwelijke e-mails bestaat er het betaalde programma Pretty Good Privacy, of kort: PGP (http://nl.wikipedia.org/wiki/Pretty_Good_Privacy).
Er bestaan gratis varianten van PGP (bijvoorbeeld GPG), maar ook daarvoor geldt dat je wat meer moeite voor moet doen om alles op te tuigen.
Je kunt er ook voor kiezen om je bestand(en) te verpakken in een ZIP-bestand en om dat ZIP-bestand met een wachtwoord uit te rusten, maar dat wachtwoord is relatief eenvoudig te kraken, dus ook dat is geen goede manier om digitaal je vertrouwelijke zaken te versturen. Verpakken in een ZIP-bestand (“ZIPpen”) is enkel een mooie manier om veel losse bestanden in één bestand te krijgen en om de inhoud te verkleinen (comprimeren).
Tot slot is een mooi alternatief voor veilige e-mail S/MIME, maar daarvoor hebben verzender en ontvanger Microsoft Outlook nodig (en een betaald certificaat) en bij het versleutelen van gegevens moet je natuurlijk afspraken maken met je ontvangende partij; anders weet die niet wat hij/zij met jouw versleutelde e-mailtje moet beginnen…
Je Microsoft Outlook is standaard in staat om met S/MIME om te gaan en ook je BlackBerry kan gratis van S/MIME gebruik maken; de iPhone daarentegen helaas niet…
Over dat certificaat: Als je geen certificaat t.b.v. S/MIME hebt, moet je er eentje kopen. De kosten vallen mee, zeker als je bedenkt dat je daarmee veilig en versleuteld kunt mailen.
Feit: Alle advocaten in Nederland zijn aangesloten bij de Nederlandse Orde van Advocaten (Dutch Bar Association) en beschikken over een certificaat waarmee ze zichzelf aan de website van de NOA kunnen authenticeren. Dat certificaat is ook geschikt voor S/MIME, alleen gek genoeg weten de meeste advocaten dat niet, terwijl dit juist een beroepsgroep is die gebaat zou zijn bij S/MIME! De meeste advocaten zijn geen technici (wij wel en we helpen jullie graag!) en hun cliënten, die dan natuurlijk ook S/MIME nodig hebben, evenmin…
Heb je, na het lezen van dit verhaal nog vragen over het versturen van grote bestanden, encryptie op je werkplek of onderweg? Neem dan gerust contact met ons op!
Share
